OpenText Employee File Management

Personální oddělení je zavaleno operativou

Vaši personalisté často věnují příliš mnoho času řešení administrativních úkolů a dotazů týkajících se různých aspektů zaměstnance a nezbývá jim kapacita na další důležité činnosti s vyšší přidanou hodnotou. Ulehčete jim práci digitalizací osobních složek zaměstnanců, aby mohli být blíže vašim lidem.

Personální dokumenty jsou uchovávány ve více lokalitách bez možnosti efektivního sdílení

Nabízíme vám řešení, které umožní jednoduše, přehledně a bezpečně uchovávat veškeré HR dokumenty prostřednictvím sdílených elektronických složek zaměstnanců. Vaši personalisté budou mít všechny důležité údaje vždy rychle k dispozici, zredukují ruční či duplicitní zadávání dat, citlivé informace budou bezpečně uloženy v souladu se zákonnými a firemními požadavky. Množství papírových dokumentů a kopií se sníží na nutné minimum.

Je třeba zajistit bezpečné zpracování citlivých údajů a jejich archivaci dle platné legislativy

Součástí našeho řešení je důvěryhodné elektronické úložiště dokumentů a dat, které zajistí zpracování, řízenou skartaci či dlouhodobou archivaci libovolného množství dokladů dle právních předpisů, přičemž jejich čitelnost a prokazatelnost bude zachována po dobu desítek let.

Hlavní přínosy řešení EFM:

  • Přehledná organizace všech osobních dokumentů a dat zaměstnanců ve formě stromové struktury v jednom systémus vazbou na workflow
  • Okamžitá dostupnost personálních dat a dokumentů včetně jejich historie
  • Efektivnější práce personálního oddělení – orientace na činnosti s vyšší přidanou hodnotou pro zaměstnance i zaměstnavatele
  • Rychlé a bezpečné sdílení HR dokumentů mezi více lokalitami, zrychlení navázaných procesů
  • Snížení nákladů při využití centralizace zpracování klíčových firemních dokumentů
  • Zefektivnění dávkového vstupu dat do systému
  • Úspory nákladů za kopírování, prostory archivu a dohledávání informací
  • Zvýšení bezpečnosti při nakládání s osobními daty
  • Zajištění zákonných a firemních lhůt na obnovu či skartaci / archivaci dokumentů

Komplexní řešení bezpapírové personalistiky

OpenText Employee File Management (EFM) v systému SAP zabezpečí přehlednou organizaci a okamžitou dostupnost všech důležitých personálních dokumentů prostřednictvím elektronických osobních složek zaměstnanců. Nativní integrace řešení do prostředí SAP, přímá návaznost na transakce HR modulu a možnost nastavení uživatelských pohledů i na dokumenty a data bez vazby na tento systém výrazně zjednoduší administrativní práci HR oddělení. To vše v rámci jediného přístupu a systému - SAP. Součástí řešení je i zajištění digitalizace dokumentů (dávkové naskenování, vytěžení potřebných údajů pomocí OCR technologií a jejich následné předání systému SAP), elektronická archivace v souladu s legislativou a možnost propojení s workflow systémy či zaměstnaneckým interním portálem.

Podívejte se na krátké video k řešení EFM:


Naše reference:




Případová studie implementace řešení EFM ve společnosti Volkswagen Slovakia, a.s.


Využijte potenciál vašeho systému SAP v oblasti řízení lidských zdrojů! Obraťte se na naše odborníky, mají hluboké znalosti systémů SAP i ECM a jsou připraveni konzultovat s vámi vaše konkrétní požadavky. 

 
 
 
 
 
 
OpenText Employee File Management