HEINEKEN Slovensko je součástí HEINEKEN, největší pivovarnické skupiny v Evropě a druhé největší na světě.
Díky nasazení řešení OpenText pro zpracování faktur a smluv, které je integrované do prostředí SAP, společnost HEINEKEN Slovensko zvýšila svou akceschopnost a současně snížila náklady na zpracování dokumentů.
Projekt elektronického schvalování a archivace smluv dopomohl optimalizovat procesy při přípravě investičních smluv a zároveň zkrátit čas potřebný na přípravu každého investičního kontraktu.
Systém nabízí i přidanou hodnotu ve smyslu jednoduché a přehledné archivace kontraktů v jediné centrální databázi, jejich snadné vyhledávání včetně evidence všech provedených změn. Nastavení systému je přívětivé pro každého uživatele, který s ním přichází do kontaktu, což vede ke zvýšení efektivity práce zaměstnanců.
Duben, 2012
Michal Chudík
Sales Support Manager, Heineken Slovensko
Výzvy, se kterými se zákazník potýkal
Hromadění faktur v úzkých hrdlech a riziko zpoždění plateb kvůli manuálnímu zpracování faktur
Zdlouhavé a netransparentní schvalovací procesy v e-mailech a v papírové podobě
Neřízený proces předávání dokumentů mezi odděleními
Nákladné a neefektivní zpracování přijatých faktur
Rizika spojená s nezabezpečeným přístupem k dokumentům
Možnost ztráty dokumentů kvůli chybějící evidenci
Poskytnutá řešení a služby
OpenText Content Suite Platform
OpenText Capture Center
Sabris Kniha došlých faktur
Realizace
Sjednocení šablon a procesů
Investiční smlouvy vznikají ze šablon a poté jsou pomocí workflow směrovány příslušným pracovníkům za účelem jejich doplnění, připomínkování a následného schválení.
Veškerá historie verzí a revizí dokumentů je přehledně evidována.
Uložení v zabezpečeném archivu
Zpracované smlouvy a faktury jsou se všemi podklady a naskenovaným podepsaným originálem uloženy do přehledné adresářové struktury, bezpečně archivovány a zpřístupněny dle přístupových práv uživatelům.
Automatické vyplňování údajů
Přijaté faktury v papírové a PDF podobě zpracovává OCR systém OpenText Capture Center, který z faktur vyčítá hlavičkové údaje.
Úspěšnost vyčítání je oproti ostatním systémům výrazně vyšší, a to díky využití technologie strojového učení.
Zrychlení díky integraci se SAP
Systém OpenText Content Suite Platform je integrovaný se systémem SAP. Integrace přináší zrychlení pořízení faktury v SAP a okamžitý přehled o jejím stavu.
Systém umožní každému uživateli pracovat s jeho nativní aplikací. Pracovník účtárny se SAP, běžný uživatel ve webovém prohlížeči.
Přínosy našeho řešení
Významné snížení manuální práce a zrychlení zpracování a oběhu dokumentů
Snížení papírové zátěže díky elektronizaci oběhu faktur a smluv
Přehled o investičních dokumentech v reálném čase
Rychlý a snadný přístup ke všem dokumentům
Zkrácení doby implementace a snížení chybovosti vyčítání dat díky inteligentnímu OCR
Zvýšení bezpečnosti citlivých informací
Dokumenty a odkazy
O společnosti Heineken
HEINEKEN na Slovensku reprezentují tři společnosti, Heineken Slovensko a.s., Heineken Slovensko Sladovne a.s. a Heineken Slovensko Distribúcia s.r.o., které zaměstnávají cca 600 lidí na území celého Slovenska.
Více na www.heinekenslovensko.sk
