Případová studie ModusLink

Nasazení řešení pro automatické zpracování faktur ve společnosti ModusLink

Na konkrétním příkladu vám chceme prezentovat, jak lze inovativně přistoupit k optimalizaci a standardizaci zpracování příchozích faktur a jak nasazením řešení SAP Vendor Invoice Management přispět ke snížení nákladů a zrychlení zpracování faktur, od jejich příchodu do společnosti až po zaplacení.

Zákazník

Výzvy

  • Lokální řešení s omezenými možnostmi bez integrace do SAP
  • Nejednotný proces zpracování faktur v různých zemích
  • Nízká úspěšnost automaticky vytěžovaných faktur
  • Manuální přepisování dat

Produkty OpenText

  • SAP Vendor Invoice Management (SAP VIM)
  • SAP Invoice Capture Center
  • SAP Document Archiving

Přínosy

  • Standardizace a zrychlení procesu zpracování faktur po celém světě
  • Podpora různých druhů účetních dokumentů (čínské, americké, evropské ad.)
  • Maximální automatizace procesu
  • Zvýšení produktivity v platebních procesech

Případová studie Moduslink ke stažení v pdf

Stručný popis řešení

V jednotlivých společnostech ModusLink jsou všechny příchozí papírové faktury naskenovány a předány do systému SAP. Faktury, které došly emailem, jsou kontrolovány a odesílány do systému SAP přímo z poštovního klienta. Po archivaci v systému SAP jsou z faktur vytěženy informace potřebné pro jejich účtování. Materiálové faktury jsou automaticky kontrolovány, párovány s objednávkou a příjemkou a následně automaticky účtovány. Faktury bez objednávky jsou kontrolovány, doplněny o nákladové středisko, schvalovány pomocí schvalovací matice a automaticky účtovány.

Uživatelé, kteří intenzivně pracují s fakturami (účetní, nákupčí apod.), používají pro svou práci uživatelské rozhraní SAP GUI. Schvalovatelé faktur využívají webový portál optimalizovaný pro zpracování faktur. Dodavatelé pak mají k dispozici speciální dodavatelský portál, kde mohou vidět aktuální stav svých faktur.

Každý krok zpracování faktury je monitorován, veškerá data o stavu procesu, KPI, uživatelích, dodavatelích a závazcích jsou evidována a zobrazována v přehledných reportech. Uživatelé, kteří se opozdí se zpracováním, jsou notifikováni emailem.

Výhody řešení a přidaná hodnota pro ModusLink

  • Standardizace a zrychlení procesu zpracování faktur v rámci celé společnosti.
  • Úspěšné vytěžování dat z účetních dokumentů bez ohledu na to, z jaké země pocházejí (Evropa, Čína, USA a další).
  • Snížení podílu lidské práce díky maximální automatizaci zpracování faktur, především při jejich vstupu a v rámci automatického trojstranného párování zbožové faktury s objednávkou a příjemkou.
  • Zvýšení produktivity v platebních procesech - zajištění přesného a včasného finančního výkaznictví s přístupem k informacím o stavu zpracování faktury v celém jejím životním cyklu.

O společnosti Moduslink

Společnost ModusLink Global Solutions, Inc. (index NASDAQ: MLNK) je globální poskytovatel řešení pro správu digitálního i fyzického dodavatelského řetězce a logistiku. Má 21 poboček ve 14 zemích světa (USA, EU, Asie a Pacifik). Organizace a fungování interního auditu ve společnosti a jeho vymezení vůči oddělení interních kontrol podléhá zákonu SOX (Sarbanes-Oxley Act - zákon, který stanovuje firmám obchodovaným na americkém akciovém trhu povinnosti a odpovědnosti v oblasti transparentnosti a přesnosti účetnictví a finančních výkazů.).

Důvody, proč se ModusLink rozhodl pro nasazení řešení

Společnost používala vlastní řešení pro zpracování faktur, které bylo z několika důvodů nevyhovující. Problém byl zejména v pravidelných aktualizacích a složitém nasazování nových požadavků. Úspěšnost automaticky vytěžovaných dat z faktur byla nízká, řešení nebylo napojeno na informační systém SAP a důležitá data tak musela být mezi systémy přenášena ručně.

S ohledem na výše uvedené důvody se ModusLink rozhodl ve spolupráci se Sabris pro optimalizaci procesu zpracování faktur a nasazení globálního robustního řešení SAP VIM, které zajistí jednotný proces zpracování účetních dokumentů ve společnostech ModusLink po celém světě, včetně integrace se SAP.

Průběh nasazení

Projekt byl zahájen předimplementační analýzou v září 2016, ve které Sabris společně se zákazníkem definoval potřeby a očekávaní ModusLink od nasazení řešení pro zpracování faktur. Následně Sabris vytvořil hrubý návrh procesu v systému SAP VIM a na základě GAP analýzy identifikoval požadavky, se kterými bylo třeba při nasazení řešení počítat.

Po podpisu smlouvy byla v listopadu 2016 zahájena podrobná analýza požadavků, na jejímž základě Sabris předložil návrh řešení formou dokumentu Blueprint. Po schválení zákazníkem pak vytvořil prototyp řešení, na kterém vyškolil klíčové uživatele a administrátory ModusLink.

Před zahájením ostrého provozu bylo ještě upřesněno několik nastavení. Ostrý provoz byl zahájen ve dvou krocích – v březnu 2017 pro USA a Evropu a v dubnu pro Čínu.

Hlavním důvodem úspěšné implementace bylo intenzivní zapojení business architekta s právem rozhodovat o nastavení celého procesu na straně zákazníka. Přestože se jednalo o náročnou implementaci do prostředí společnosti podléhající Sarban-Oxley a spolupráci s uživateli nového systému v různých časových pásmech, podařilo se nám nasadit řešení SAP VIM do všech poboček ModusLink ve velmi krátké době a bez nutnosti úpravy produktu formou vývoje.

Štěpán Bouda, Project Manager, Sabris

Délka projektu a kdo se ho účastnil

Celý projekt trval 6 měsíců, během kterých bylo řešení nasazeno do všech společností ModusLink, které pro zpracování faktur používají systém SAP. Na straně zákazníka se do projektu zapojili business architekt a klíčový uživatel, IT klíčový uživatel, projektový manažer za IT a projektový manažer za business. Na straně Sabris byli zapojeni architekt, projektový manažer, dva SAP konzultanti, dva OCR konzultanti a tři testeři.

 
 
 
 
 
Případová studie ModusLink