Prípadová štúdia VW Slovakia

Prípadová štúdia implementácie riešenia pre bezpapierovú personalistiku v spoločnosti Volkswagen Slovakia, a.s.

Na konkrétnom príklade Vám chceme prezentovať, ako nachádzať inovácie v oblasti riadenia ľudského kapitálu (HCM), a ak je možné, zmenou technologického riešenia prispieť ku skvalitneniu interných služieb podporujúcich vzťah medzi personálnym oddelením a zamestnancami spoločnosti.

Stručné predstavenie zákazníka

Volkswagen Slovakia, a.s. patrí medzi najvýkonnejšie spoločnosti na Slovensku, kde pôsobí už od roku 1991. Vo svojich závodoch zamestnáva cca 9 400 zamestnancov, ktorí sú nenahraditeľní v segmente výroby automobilov. V bratislavskom závode vyrábajú osobné automobily najvyššej triedy ako Porsche Cayenne, Audi Q7, VW Touareg a v martinskom závode vyrába komponenty pre svoje vozidlá. Volkswagen Slovakia je súčasťou koncernu Volkswagen, v Európe najväčšieho a na celom svete tretieho najväčšieho výrobcu automobilov. Viac na www.volkswagen.sk.

Realizované riešenie

Projekt pre bezpapierovú personalistiku predstavoval v skutočnosti implementáciu riešenia OpenText Employee File Management (EFM) pre prehľadnú organizáciu a okamžitú dostupnosť všetkých dôležitých personálnych dokumentov v elektronickej zložke zamestnanca.

Dôvody prečo sa zákazník rozhodol pre nasadenie riešenia EFM

Projekt bezpapierovej personalistiky bol zaradený do projektového plánu v rámci celokoncernového projektu „Spitzenpersonalarbeit“, ktorý mal priniesť inovácie do personálnej práce tak, aby sa personalisti viac priblížili k zamestnancom a tak mohli riadene poskytovať kvalitnejšie interné služby na podporu personálneho riadenia spoločnosti.

Zákazník sa v rámci projektu rozhodol riešiť nasledujúce prekážky:

  • Spisy boli koncentrované na jednom mieste s obmedzenou možnosťou prístupu pre všetky závody, samotná práca s papierovým dokumentom niesla riziká straty alebo poškodenia dokumentu.
  • Uchovávanie personálnych dokumentov výlučne v papierovej podobe poskytovalo obmedzené a pomalé možnosti hľadania v šanónoch a v archíve.
  • Personálna dokumentácia nebola vždy celkom správne zaradená, niektoré dokumenty sa strácali, časť z nich zostávala vo firemnej pošte.
  • Uloženie papierových dokumentov vo fyzickom archíve bolo nákladné. Papierové dokumenty sú naviac náchylné na opotrebovanie a zničenie.
  • Chýbala ochrana prístupu k papierovým dokumentom.

Všetky tieto prekážky sa dajú veľmi efektívne vyriešiť nasadením riešenia EFM, zvlášť keď spoločnosť Volkswagen Slovakia používa pre spracovanie personálnej agendy SAP modul HCM.

Natívna integrácia riešenia EFM do prostredia SAP, priama nadväznosť na transakcie HCM modulu a možnosť nastavenia užívateľských pohľadov i na dokumenty a dáta bez väzby na tento systém výrazne zjednoduší administratívnu prácu HR oddelenia. Súčasťou riešenia je taktiež zabezpečenie digitalizácie dokumentov (dávkové naskenovanie, vyťaženie potrebných údajov pomocou OCR technológií a ich následné odovzdanie systému SAP),

elektronická archivácia veľkého množstva dokumentov v súlade s legislatívou a možnosť prepojenia s workflow systémami či zamestnaneckým interným portálom.

Priebeh implementácie riešenia EFM

Projekt začal predimplementačnou analýzou, kde došlo k definícii potrieb a očakávaní Volkswagen Slovakia od nasadenia riešenia EFM. Ďalej boli mapované a zafixované zostávajúce procesy a tam, kde nové technologické riešenie umožňovalo zrýchlenie alebo zefektívnenie práce, boli navrhnuté zmeny.

Vlastná implementácia prebiehala čiastočne na agilnej báze, kedy bol použitý interaktívny prístup umožňujúci kľúčovým užívateľom vyskúšať si systém už v priebehu samotnej implementácie. Vďaka tomu užívatelia poznali riešenie EFM už pred prechodom do testovacej fázy a pri testoch sa tak mohli zamerať na testy konkrétneho správania systému a na záťažové testovanie. To bolo rozhodujúce pre plynulý prechod do produktívneho užívania.

Ako dlho projekt trval a kto sa ho zúčastnil

Celý projekt vrátane predimplementačnej analýzy trval 7 mesiacov – od novembra 2013 do mája 2014. Projekt bol implementovaný pre závod, ktorý zamestnáva 8 000 zamestnancov a personálnu agendu spracováva 20 personalistiek. Do vlastného projektu sa na strane zákazníka zapojili projektový manažér, vedúci personálneho úseku a 6 personalistov. Na strane dodávateľa t.j. Sabris pracovali architekt, vedúci projektu, 2 konzultanti a 1 programátor.

Rozšírenie o inovácie

Pri analýze požiadaviek zákazníka a ich porovnaní so štandardným riešením bola implementácia rozšírená o niektoré inovácie. Pre ich zahrnutie do projektu bolo buď využité štandardné rozšírenie alebo išlo o modifikácie alebo o zásah do ďalších komponentov SAP modulu HCM – ako napr. tlač formulárov.

A čím konkrétne bolo štandardné riešenie vylepšené?

  • Použitím QR kódu, ktorý nesie viac informácií než kód čiarový. Tlač QR kódu na formulároch generovaných priamo zo SAP totiž umožňuje automatické uloženie naskenovaného dokumentu do EFM bez potreby ďalších zásahov.
  • Vzhľadom k tomu, že archivácia dokumentov s QR kódom prebieha na pozadí, bol vyvinutý kontrolný program, ktorý zabezpečuje kontroly správnosti pripojenia dokumentu a upozorňuje na možné chyby.
  • Vytvorením väzby digitalizovaného dokumentu na papierový archív. Bol vytvorený nový zákaznícky atribút „číslo krabice“, ktorý udáva, kde je dokument v archíve fyzicky uložený. K označeniu krabíc sa používajú čiarové kódy a personalistka si tak kedykoľvek môže vygenerovať zoznam archivovaných dokumentov zamestnanca s hodnotou čísla krabice. Personalistka si samozrejme môže spustiť report, kde k zamestnancovi prehľadne vyberie typ dokumentu s väzbou na krabicu, v ktorej je dokument uložený v archíve. Report iba odošle na oddelenie archivácie so žiadosťou o dokument, čo urýchli aj samotné vyhľadanie dokumentu.

Výhody a pridaná hodnota pre zákazníka

  • Zrýchlenie prístupu k najaktuálnejším informáciám s možnosťou bezproblémového vyhľadávania.
  • Zníženie úložných a registračných nákladov na uchovanie dokumentov po dobu 30 rokov.
  • Archivované zložky či jednotlivé dokumenty sú okamžite prístupné na základe pridelených oprávnení.
  • Na rovnaký dokument môže nazerať viac ľudí v rovnakom čase bez ohľadu na lokalitu.


Zhodnotenie projektu

„Tento úspešný projekt nás ako dodávateľa ako aj nášho zákazníka mnohému naučil a predovšetkým potvrdil, že pokiaľ sa zídu ľudia na oboch stranách ako jeden tím, ktorý má dobré nápady, chuť veci meniť a odhodlanie hľadať výzvy pri riešení prekážok, prináša spolupráca a realizácia projektu veľké benefity.“

Ondrej Poliak, vedoucí projektu, Sabris, s.r.o.

A čo sme sa teda naučili?

  • Naučili sme užívateľa používať viac softwarových komponentov vďaka ich „bezšvovému“ prepojeniu. Ide o SAP, EFM, OT EnterpriseScan, OT Windows Viewer, OT Archív v jednom integrovanom systéme.
  • Ako priamy dodávateľ pre zákazníka neporovnateľnej veľkosti sme zabezpečili koordináciu a systémovú integráciu s jeho ďalšími dodávateľmi software a s nimi spojenými službami.
  • Konštruktívne hľadanie riešení nových požiadaviek je možné aj za cenu úpravy štandardu technologického riešenia.
  • Atmosféra spolupráce na projekte pozitívne motivuje všetkých zapojených účastníkov k tomu, aby sa projekt posúval vpred a nevznikalo zbytočné zdržanie spôsobené zdĺhavým vyjednávaním a vzájomným oponovaním.
  • Odborník nemusí byť najlepší hovorca alebo prezentátor, ale dôležité sú nápady a odborná expertíza.
  • Zodpovedné vedenie projektu na oboch stranách je nevyhnutnou podmienkou úspechu.

 

Ak Vás riešenie EFM zaujalo alebo by ste sa radi dozvedeli viac o konkrétnych možnostiach inovácií v oblasti riadenia ľudského kapitálu (HCM) vo Vašej spoločnosti, obráťte sa na nás.

 
 
 
 
 
Prípadová štúdia VW Slovakia