Automatické zpracování došlých faktur ve formátu ISDOC

Řešení slouží pro automatické zpracování elektronických faktur v systému SAP, které posílají obchodní partneři ve formátu ISDOC. Umožňuje kompletní evidenci všech došlých faktur bez ohledu na jejich formát, včetně všech připojených dokumentů a informací o stavu zpracování dokumentů.

Elektronické faktury jsou přijímány ve formátu ISDOC resp. ISDOCX, který podporuje i zasílání příloh faktur, a to prostřednictvím dedikované e-mailové schránky příjemce. Obdobným způsobem lze řešení rozšířit řešení i o příjem faktur z datových schránek.

Princip řešení

Došlé e-maily jsou v pravidelných intervalech staženy, z každé zprávy je extrahována příloha a z ní jsou načtena požadovaná data. Zároveň je vygenerován obraz faktury ve formátu PDF nebo TIFF. U každého souboru může být realizována i kontrola platnosti certifikátu.

Následně jsou všechny dokumenty archivovány do elektronického archivu připojeného k SAP a v modulu Document Cockpit se vytvoří záznam o došlé faktuře, ke kterému se přenesou vyextrahovaná data a odkazy na dokumenty v archivu. Celé zpracování probíhá automaticky, nicméně údaje mohou být uživateli dále měněny v modulu Document Cockpit.

Při vstupu do tohoto modulu také proběhnou nadefinované kontroly dat, stejně jako v případě faktur z jiných zdrojů. V případě, že faktura neprojde, je možné použít postup pro vrácení faktury. Po evidenci faktury může systém také automaticky odeslat potvrzení dodavateli o přijetí faktury. Document Cockpit následně umožňuje zpracovat fakturu stejným způsobem jako naskenované a pořízené papírové faktury, tzn. např. automaticky zaúčtovat, poslat do schválení, vrátit, atd.

Document Cockpit je univerzální nástroj, který umožňuje v SAP evidovat veškeré příchozí a odchozí dokumenty. Ke každému typu dokumentu je možné nadefinovat vlastní proces zpracování. Je to tedy velmi užitečný nástroj na evidenci všech vystavených  a příchozích dokladů.

Hlavní přínosy řešení

  • Zrychlení komunikace s dodavateli
  • Eliminace chyb při pořizování dokladů
  • Odstranění nutnosti archivovat papírové doklady
  • Úspora nákladů s předáváním papírových faktur
  • Centrální uživatelsky přívětivá evidence všech došlých faktur ve formátu ISDOC a jejich zpracování stejným způsobem jako všechny ostatní faktury
  • Možnost efektivního vyhledávání ve fakturách dle různých parametrů
  • Pod každým záznamem faktury je k dispozici obraz doklad ve formátu pdf, ISDOC a všechny připojené dokumenty, což umožňuje používat jeden prohlížeč pro zobrazení všech formátů faktur. 
  • Každá faktura má vlastní košilku, která obsahuje atributy dokumentu pro vyhledávání plus další informace, které k faktuře eviduje systém (status dokumentu, nákladové středisko, schvalovatel,…) nebo uživatel (poznámka,…)/li>
  • Rychlý přístup na obraz faktury přímo z příslušného záznamu v SAP
 
 
 
 
 
Automatické zpracování došlých faktur ve formátu ISDOC