Automatické vytváření faktur ve formátu ISDOC v SAP

Řešení slouží pro automatické vytváření elektronických faktur ze systému SAP a jejich odesílání obchodním partnerům elektronickou cestou. Řešení umožňuje kompletní evidenci všech vystavených faktur, informací o jejich stavu a uložení všech připojených dokumentů, např. e-mailových potvrzení o doručení. 

Popis řešení

Řešení vychází z možností modulu SAP SD, kde se přes standardní výstup zpráv generují vydané faktury ve formátu PDF a XML/ISDOC a tyto dokumenty se automaticky odesílají odběrateli e-mailem. Dokumenty mohou být před odesláním opatřeny kvalifikovaným certifikátem a případně časovým razítkem.

Elektronické faktury se generují pro odběratele, kteří mají ve svém kmenovém záznamu nastaven příznak zasílání faktur e-mailem. Dokumenty se zasílají na e-mailovou adresu uloženou v kmenovém záznamu odběratele. E-mailových adres může být více.

Záznam o operaci je evidován v modulu Document Cockpit, kam se zároveň ukládá i zpráva s potvrzením o doručení. Tím je zajištěn okamžitý přehled odeslaných faktur, včetně všech navázaných dokumentů. Odeslané dokumenty jsou dále archivovány v elektronickém archivu SAP. K archivované faktuře lze v modulu Document Cockpit přikládat také přílohy faktur.

SAP Document Cockpit je univerzální nástroj, který umožňuje v SAP evidovat veškeré příchozí a odchozí dokumenty. Ke každému typu dokumentu je možné nadefinovat vlastní proces zpracování. Je to tedy velmi užitečný nástroj na evidenci všech vystavených a příchozích dokladů.

Hlavní přínosy řešení

  • Zrychlení komunikace se zákazníky
  • Úspora nákladů spojených s tiskem a posíláním faktur
  • Centrální uživatelsky přívětivá evidence všech vystavených faktur
  • Možnost efektivního vyhledávání ve fakturách dle různých parametrů
  • Pod každým záznamem faktury je k dispozici doklad ve formátu pdf, ISDOC a e-mailové potvrzení.
  • Každá faktura má vlastní košilku, která obsahuje atributy dokumentu pro vyhledávání plus další informace, které k faktuře eviduje systém (status dokumentu, datum mailového potvrzení,…) nebo uživatel (poznámka,…)
  • Možnost ukládání a přehledné evidence všech dokumentů s vazbou na daný záznam faktury v SAP
 
 
 
 
 
Automatické vytváření faktur ve formátu ISDOC v SAP