Automatické zpracování došlých faktur ve formátu ISDOC

Řešení slouží pro automatické zpracování elektronických faktur v systému SAP, které posílají obchodní partneři ve formátu ISDOC. Umožňuje kompletní evidenci všech došlých faktur bez ohledu na jejich formát, včetně všech připojených dokumentů a informací o stavu zpracování dokumentů.

Elektronické faktury jsou přijímány ve formátu ISDOC resp. ISDOCX, který podporuje i zasílání příloh faktur, a to prostřednictvím dedikované e-mailové schránky příjemce. Obdobným způsobem lze řešení rozšířit řešení i o příjem faktur z datových schránek.

Princip řešení

Došlé e-maily jsou v pravidelných intervalech staženy, z každé zprávy je extrahována příloha a z ní jsou načtena požadovaná data. Zároveň je vygenerován obraz faktury ve formátu PDF nebo TIFF. U každého souboru může být realizována i kontrola platnosti certifikátu.

Následně jsou všechny dokumenty archivovány do elektronického archivu připojeného k SAP a v modulu Document Cockpit se vytvoří záznam o došlé faktuře, ke kterému se přenesou vyextrahovaná data a odkazy na dokumenty v archivu. Celé zpracování probíhá automaticky, nicméně údaje mohou být uživateli dále měněny v modulu Document Cockpit.

Při vstupu do tohoto modulu také proběhnou nadefinované kontroly dat, stejně jako v případě faktur z jiných zdrojů. V případě, že faktura neprojde, je možné použít postup pro vrácení faktury. Po evidenci faktury může systém také automaticky odeslat potvrzení dodavateli o přijetí faktury. Document Cockpit následně umožňuje zpracovat fakturu stejným způsobem jako naskenované a pořízené papírové faktury, tzn. např. automaticky zaúčtovat, poslat do schválení, vrátit, atd.